E-Rechnung für Kleinunternehmer: Leitfaden 2026

Was gilt für Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Der Kleinunternehmerstatus nach §19 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) ermöglicht es Unternehmen mit einem Jahresumsatz von unter 22.000 Euro (im ersten Kalenderjahr) bzw. unter 50.000 Euro (in den Folgejahren), die Umsatzsteuer nicht abzuführen. Auf ihren Rechnungen weisen sie keinen Umsatzsteuerbetrag aus und fügen den Hinweis „Gemäß §19 UStG wird der Umsatzsteuer nicht ausgewiesen" hinzu. Kleinunternehmer sind damit vom regulären Umsatzsteuer-Regime befreit – jedoch nicht von allen Pflichten.

Die E-Rechnungspflicht ergibt sich aus dem §14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG, der die Anforderungen an elektronische Rechnungen regelt. Die gesetzlichen Grundlagen wurden durch das Wachstumschancengesetz (in Kraft getreten am 1. Januar 2025) neu strukturiert. Für die Frage, ob und ab wann Kleinunternehmer betroffen sind, sind zwei Aspekte entscheidend:

• Empfang: Die Pflicht zum Empfang von elektronischen Rechnungen trifft alle Unternehmer, die §19-UStG-Kleinunternehmer einschließt.
• Ausstellung: Die Pflicht zum Ausstellen elektronischer Rechnungen ist gestaffelt und hängt vom Jahresumsatz ab.

Die wesentliche Unterscheidung: Als Empfänger einer Rechnung müssen auch Kleinunternehmer elektronische Rechnungen akzeptieren und verarbeiten können. Als Aussteller von Rechnungen greift die Pflicht erst zu einem späteren Zeitpunkt.

Empfangspflicht ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 gelten die neuen Vorgaben für den Empfang elektronischer Rechnungen. Die wesentliche Pflicht: Alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer nach §19 UStG – müssen in der Lage sein, elektronische Rechnungen im Sinne des §14 Abs. 1 UStG in einem strukturierten elektronischen Format zu empfangen und zu verarbeiten. „Strukturiertes elektronisches Format" bedeutet dabei, dass die Rechnungsdaten nicht als bloße PDF mit Freitext vorliegen, sondern in einem Format, das maschinenlesbare Datenfelder enthält – typischerweise XRechnung oder ZUGFeRD.

Die Konsequenz für Kleinunternehmer: Wenn ein B2B-Kunde oder ein Lieferant Ihnen eine elektronische Rechnung in XRechnung- oder ZUGFeRD-Format sendet, müssen Sie diese entgegennehmen und verarbeiten können. Sie dürfen nicht mehr pauschal ablehnen. Die Annahme in Papierform oder als einfache PDF per E-Mail ist nicht mehr ausreichend – die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen ist eine aktive Verpflichtung.

Hinweis: Die Verordnung zum elektronischen Rechnungsaustausch bei öffentlichen Aufträgen (VRG) regelt die Vorgaben für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung. Diese Vorgaben gelten schon länger und sind von den allgemeinen E-Rechnungspflichten zu unterscheiden. Für Rechnungen an Bundesbehörden galten bereits seit dem 27. November 2018 Vorgaben. Für Kleinunternehmer, die an die öffentliche Hand liefern, gelten diese Vorgaben daher schon länger.

Ausstellungspflicht ab 2027/2028 – je nach Umsatz

Die Pflicht, selbst elektronische Rechnungen auszustellen, trifft Kleinunternehmer in gestaffelten Schritten. Die Regelungen aus dem Wachstumschancengesetz sehen folgende Fristen vor:

Die Staffelung bedeutet für Kleinunternehmer konkret: Da ihr Umsatz definitionsgemäß unter 50.000 Euro liegt (andernfalls verlören sie den Kleinunternehmerstatus), fallen sie in die zweite Stufe und müssen ab dem 1. Januar 2028 elektronische Rechnungen ausstellen. Die Übergangsfrist bis dahin ist bewusst gewählt worden, um kleineren Unternehmen Zeit zur Umstellung zu geben.

Folgende Anhaltspunkte sind für die Praxis wichtig:

• Ab dem 1. Januar 2027: Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 Euro müssen strukturierte elektronische Rechnungen (XRechnung oder ZUGFeRD) erstellen. Elektronische Rechnungen in Form einer einfachen PDF per E-Mail oder Papier sind nicht mehr zulässig – es sei denn, der Empfänger stimmt ausdrücklich einer anderen Form zu.
• Ab dem 1. Januar 2028: Die Pflicht greift für alle übrigen Unternehmer – einschließlich der Kleinunternehmer nach §19 UStG. Auch sie müssen dann elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format ausstellen.

Eine wesentliche Erleichterung: Bis zum 31. Dezember 2027 (für die erste Stufe) bzw. bis zum 31. Dezember 2028 (für die zweite Stufe) kann der Rechnungsempfänger einer einfachen PDF-Rechnung per E-Mail zustimmen. Diese sogenannte „Zustimmungslösung" erlaubt es, in der Übergangsphase vorübergehend einfache elektronische Rechnungen zu verwenden. Die Zustimmung ist im Einzelfall zu erteilen und sollte dokumentiert werden.

Was ist eine gültige E-Rechnung?

Eine gültige elektronische Rechnung im Sinne des §14 Abs. 1 UStG ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt und übermittelt wird. Das bedeutet, dass die Rechnungsdaten in maschinenlesbaren Feldern enthalten sein müssen – nicht als bloßer Freitext in einer PDF-Datei. Der Bundesfinanzminister (BMF) hat in seinen Anwendungsrichtlinien zu §14 und §14a UStG klargestellt, welche Formate als strukturierte elektronische Formate anerkannt sind.

Die Voraussetzungen an eine gültige E-Rechnung sind:

• Strukturiertes elektronisches Format: Die Rechnung muss als XRechnung (XML-basiert) oder als ZUGFeRD-PDF (PDF mit eingebettetem XML-Datensatz) ausgestellt sein.
• Rechtliche Pflichtangaben: Die Rechnung muss alle nach §14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthalten – darunter Name und Anschrift des leistenden und des Empfänger-Unternehmers, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Menge und handelsübliche Bezeichnung der Leistung, Entgelt und ggf. anzuwendenden Steuersatz und Steuerbetrag.
• Kleinunternehmerhinweis: Bei Anwendung des §19 UStG ist der Hinweis „Gemäß §19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen" erforderlich. Dieser Hinweis muss auch in der elektronischen Rechnung enthalten sein.
• Echtheit und Unversehrtheit: Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts der Rechnung müssen gewährleistet sein. Bei strukturierten elektronischen Rechnungen wird dies durch das Format selbst (insbesondere bei qualifiziert elektronischer Signatur) oder durch begleitende Verfahren sichergestellt.

Im Gegensatz zu früheren Regelungen ( Stand 2020–2024) ist eine einfache PDF per E-Mail ohne eingebetteten XML-Datensatz keine gültige elektronische Rechnung im Sinne des Gesetzes. Eine solche einfache PDF-Rechnung kann nur in der Übergangsphase mit Zustimmung des Empfängers verwendet werden.

Formate: XRechnung und ZUGFeRD

Zwei Formate werden im deutschen Recht als strukturierte elektronische Formate anerkannt: XRechnung und ZUGFeRD. Beide basieren auf dem internationalen UN/CEFACT-Standard „Cross Industry Invoice" (CII), unterscheiden sich aber in ihrer Ausprägung.

XRechnung

Die XRechnung ist ein reines XML-basiertes Format, das für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung entwickelt wurde und in Deutschland als Standardformat im B2B-Bereich etabliert ist. Merkmale:

• Reine XML-Datei ohne optische Ansicht.
• Definiert durch die Leitweg-Kennungs-Verordnung und die XRechnung-Spezifikation der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT).
• Standard im B2G-Verkehr (Business-to-Government) und im B2B-Verkehr in Deutschland.
• Aktuelle Versionen: XRechnung 2.x und 3.x (Stand 2026).
• Erfordert eine geeignete Software zum Erstellen und zur Darstellung.

ZUGFeRD

ZUGFeRD („Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland") ist ein Hybridformat, das eine PDF-Datei mit einem eingebetteten XML-Datensatz kombiniert. Merkmale:

• PDF-Datei mit visuell sichtbarer Rechnung und eingebettetem XML-Datensatz.
• Menschlich lesbar (PDF) und maschinenlesbar (XML) in einer Datei.
• Verschiedene Profile („Comfort", „Extended", „Basic", „Basic WL"), die den Funktionsumfang abdecken.
• Aktuelle Version: ZUGFeRD 2.x (basierend auf UN/CEFACT CII).
• Besonders geeignet für Unternehmen, die eine visuelle Rechnungsansicht beibehalten möchten.

Beide Formate sind als elektronische Rechnung nach §14 UStG anerkannt. Die Wahl hängt von den Anforderungen des Rechnungsempfängers ab: Für den öffentlichen Sektor ist die XRechnung verpflichtend. Im B2B-Verkehr können beide Formate verwendet werden – eine vorherige Abstimmung mit dem Empfänger empfiehlt sich.

Wie prüft man eine E-Rechnung?

Die Prüfung einer elektronischen Rechnung erfolgt auf zwei Ebenen: technisch und inhaltlich.

Technische Prüfung

Die technische Prüfung stellt sicher, dass die elektronische Rechnung den Formatvorgaben entspricht – also eine gültige XRechnung- oder ZUGFeRD-Datei ist. Dazu gehören:

• Formatvalidierung: Überprüfung, ob die XML-Datei dem entsprechenden Schema (XSD) entspricht.
• Strukturvalidierung: Überprüfung, ob alle Pflichtfelder vorhanden und korrekt befüllt sind.
• Schemavalidierung: Überprüfung der Einhaltung der Formatvorgaben (XRechnung-Spezifikation bzw. ZUGFeRD-Profil).

Werkzeuge zur technischen Prüfung reichen von frei verfügbaren Validierungs-Tools über die Software der Buchhaltung bis hin zu cloudbasierten Prüf-Diensten. Ein frei zugängliches Tool ist der E-Rechnungs-Prüfer von Werkspree, mit dem Sie eine elektronische Rechnung im Browser kostenlos auf Formatkonformität prüfen können.

Inhaltliche Prüfung

Die inhaltliche Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung alle nach §14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält und sachlich korrekt ist. Dazu gehören:

• Vollständigkeit der Pflichtangaben (Name, Anschrift, Steuernummer, Rechnungsnummer, Datum etc.).
• Richtigkeit der Leistungsort- und Leistungszeitangaben.
• Korrekte Ausweisung des Entgelts und ggf. des Umsatzsteuerbetrags (bzw. korrekter §19-Hinweis).
• Übereinstimmung mit dem zugrunde liegenden Vertrag und der erbrachten Leistung.

Bei der Prüfung einer E-Rechnung als Kleinunternehmer ist besonders auf den §19-Hinweis zu achten: Die Rechnung muss den Hinweis „Gemäß §19 UStG wird die Umsatzsteuer nicht ausgewiesen" (oder eine gleichwertige Formulierung) enthalten. Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß und kann beim Empfänger zu Verwicklungen führen.

Was passiert bei Nichtbeachtung?

Die Nichtbeachtung der E-Rechnungspflichten kann verschiedene Folgen haben – von formellen Mängeln bis zu steuerlichen Konsequenzen.

Zurechnungsverweigerung des Vorsteuerabzugs

Der unmittelbarste steuerliche Folgen: Wenn eine Rechnung nicht den Anforderungen des §14 bzw. §14a UStG entspricht (z. B. falsches Format, fehlende Pflichtangaben), kann der Empfänger den Vorsteuerabzug aus dieser Rechnung verlieren (§15 Abs. 1 UStG). Für einen Kleinunternehmer, der ohnehin keinen Vorsteuerabzug geltend macht, ist dies zwar theoretisch kein unmittelbares Problem – für den Rechnungsempfänger jedoch schon. Dieser kann im schlimmsten Fall die Zahlung verweigern oder eine Neuausstellung verlangen.

Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten

Elektronische Rechnungen müssen nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) aufbewahrt werden. Bei Nichteinhaltung der Formatvorgaben kann die Aufbewahrung nicht nachvollziehbar oder unvollständig sein – was buchhalterische und steuerliche Beanstandungen zur Folge hat. Die Aufbewahrungsfrist beträgt zehn Jahre (§147 Abs. 1 Abgabenordnung).

Sanktionen bei fehlendem Empfangs- bzw. Ausstellungsvermögen

Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen ab 2025 und zur Ausstellung ab 2027 bzw. 2028 ist eine gesetzliche Pflicht. Bei Nichterfüllung drohen je nach Einzelfall:

• Beanstandungen im Rahmen von Außenprüfungen.
• Verweigerung der Zahlungsabwicklung durch Geschäftspartner (insbesondere im B2G-Bereich: öffentliche Auftraggeber nehmen keine Rechnungen mehr in Papierform an).
• Ggf. Schadensersatzforderungen bei Verzögerungen.

Eine ausdrückliche Bußgeldbewehrung existiert im UStG nicht unmittelbar; die Sanktionen ergeben sich jedoch aus den allgemeinen steuerlichen und zivilrechtlichen Pflichten. Die praktische Relevanz liegt vor allem in der Störung von Geschäftsprozessen: Wer keine elektronische Rechnung empfangen oder ausstellen kann, riskiert Liefer- und Zahlungsstockungen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

1. Gelten die E-Rechnungspflichten auch für Kleinunternehmer nach §19 UStG?

Ja. Die Pflicht zum Empfang elektronischer Rechnungen gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmer – einschließlich Kleinunternehmer nach §19 UStG. Die Pflicht zur Ausstellung elektronischer Rechnungen greift für Kleinunternehmer ab dem 1. Januar 2028 (zweite Stufe, da ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt). Ausnahme: Sie nutzen die Zustimmungsregelung des Rechnungsempfängers, der einer einfachen PDF-Rechnung zustimmt – diese Übergangsregelung ist bis längstens Ende 2028 möglich.

2. Muss ich als Kleinunternehmer eine spezielle Software für E-Rechnungen nutzen?

Nicht zwingend, aber empfehlenswert. Grundsätzlich können Sie E-Rechnungen mit geeigneter Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware erstellen, die XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt. Eine spezielle „E-Rechnungs-Software" ist nicht vorgeschrieben. Die Software muss lediglich in der Lage sein, Rechnungen in einem der anerkannten strukturierten Formate zu erstellen. Für den Empfang genügt eine Lösung, die XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien lesen und validieren kann.

3. Ist eine einfache PDF-Rechnung per E-Mail weiterhin zulässig?

Nur in der Übergangsphase und nur mit Zustimmung des Empfängers. Eine einfache PDF-Datei ohne eingebetteten XML-Datensatz ist keine strukturierte elektronische Rechnung im Sinne des §14 Abs. 1 UStG. In der Übergangsphase (bis 31. Dezember 2027 für die erste Stufe bzw. bis 31. Dezember 2028 für die zweite Stufe) kann der Empfänger einer solchen einfachen Rechnung zustimmen. Ab Ablauf der jeweiligen Frist ist eine einfache PDF-Rechnung ohne Zustimmung nicht mehr ausreichend.

4. Welche Pflichten gelten für Rechnungen an die öffentliche Verwaltung?

Bereits seit längerem gelten besondere Pflichten. Für Rechnungen an Bundesbehörden gilt bereits seit dem 27. November 2018 die Pflicht zur elektronischen Rechnung im XRechnung-Format (nach VRG). Auf Länderebene sind entsprechende Vorgaben für die Landes- und Kommunalverwaltung ergangen. Auch Kleinunternehmer müssen diese Pflichten bei Rechnungen an die öffentliche Hand beachten – unabhängig von ihrer Umsatzgröße.

5. Was kostet die Umstellung auf E-Rechnungen für einen Kleinunternehmer?

Das hängt von der gewählten Lösung ab. Einfache Softwarelösungen zur Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen sind ab etwa 10 bis 30 Euro pro Monat erhältlich. Daneben existieren kostenlose Prüf-Tools wie der E-Rechnungs-Prüfer von Werkspree, mit dem Sie eine Rechnung kostenlos im Browser auf Formatkonformität überprüfen können. Für die Validierung eigener Rechnungen vor Versand ist ein solches Tool empfehlenswert.