Die kurze Antwort
Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Betrieb E-Rechnungen empfangen und archivieren können — ohne Übergangsfrist, auch als Kleinunternehmer. Beim Ausstellen haben Sie länger Zeit: Wer 2026 höchstens 800.000 € Umsatz macht, darf bis Ende 2027 weiter Papier oder PDF verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze.
Warum das Jahr 2026 für Sie das entscheidende ist
Die Ausstellungspflicht kommt nicht für alle gleichzeitig, sondern gestaffelt nach Umsatz. Maßgeblich ist dabei immer das Vorjahr. Für die Stufe zum 1. Januar 2027 heißt das: Es zählt der Gesamtumsatz des laufenden Jahres 2026.
Liegt der über 800.000 €, müssen Sie ab Januar 2027 strukturierte E-Rechnungen ausstellen. Bleiben Sie darunter, verschiebt sich das für Sie um ein weiteres Jahr. Sie wissen also spätestens mit dem Jahresabschluss 2026, in welcher Gruppe Sie sind — und haben dann noch wenige Wochen Zeit.
Was eine E-Rechnung ist — und was keine
Der häufigste Irrtum in dieser Sache: Eine PDF-Rechnung, die Sie per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn sie am Computer erstellt wurde und nie ein Drucker sie gesehen hat.
Eine E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931. Strukturiert bedeutet: Die Rechnungsdaten stehen maschinenlesbar in klar benannten Feldern, sodass eine Software den Rechnungsbetrag, die Steuernummer oder die IBAN direkt auslesen kann, ohne zu raten. In Deutschland sind dafür zwei Formate üblich:
| Format | Wie es aussieht | Typisch bei |
|---|---|---|
| XRechnung | Eine reine XML-Datei. Ohne passendes Programm für Menschen kaum lesbar. | Aufträgen für öffentliche Auftraggeber |
| ZUGFeRD (ab Profil EN 16931, früher „Comfort") | Ein normales PDF, in das die XML-Datei unsichtbar eingebettet ist. Sie sehen eine gewohnte Rechnung, Ihre Software liest die Daten dahinter. | Rechnungen zwischen Unternehmen |
Ein eingescanntes Papier, ein Foto und ein gewöhnliches PDF gelten dagegen als „sonstige Rechnung". Die sind in der Übergangszeit weiter erlaubt, aber sie erfüllen die spätere Pflicht nicht.
Ob eine Datei, die Sie bekommen haben, wirklich den Anforderungen entspricht, können Sie hier direkt nachsehen: E-Rechnung kostenlos prüfen. Die Prüfung läuft in Ihrem Browser, die Datei wird nicht hochgeladen.
Der Zeitplan im Überblick
| Ab wann | Wen es betrifft | Was gilt |
|---|---|---|
| 1.1.2025 gilt bereits |
alle inländischen Unternehmen im B2B, auch Kleinunternehmer | E-Rechnungen müssen empfangen, gelesen und aufbewahrt werden können. Keine Übergangsfrist. |
| bis 31.12.2026 | alle Rechnungsaussteller | Papier und PDF sind für eigene Rechnungen weiter zulässig. |
| 1.1.2027 | Betriebe mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Jahr 2026 | Ausstellungspflicht. Bei höchstens 800.000 € gilt die Erleichterung noch ein Jahr länger. |
| 1.1.2028 | alle inländischen Unternehmen im B2B | Ausstellungspflicht unabhängig vom Umsatz. Die umsatzabhängige Übergangsregel endet. |
Kleinunternehmer nach § 19 UStG
Hier gibt es eine dauerhafte Erleichterung, aber nur zur Hälfte. Von der Pflicht, E-Rechnungen auszustellen, sind Kleinunternehmer befreit — auch über 2028 hinaus. Die Pflicht, E-Rechnungen entgegenzunehmen, gilt für sie genauso wie für alle anderen, und zwar seit Januar 2025.
In der Praxis ist das der Punkt, an dem es klemmt: Ein Betrieb, der selbst nichts umstellen muss, bekommt trotzdem irgendwann eine XML-Datei vom Großhändler und weiß nicht, was er damit machen soll.
Wovon die Pflicht nicht gilt
- Rechnungen bis 250 € brutto (Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV) — dürfen dauerhaft auf Papier oder als einfaches PDF bleiben.
- Fahrausweise nach § 34 UStDV.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
- Rechnungen an Privatkunden. Die Pflicht betrifft nur Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Wer überwiegend für Privathaushalte arbeitet, ist beim Ausstellen kaum betroffen — beim Empfang von Lieferantenrechnungen dagegen schon.
Aufbewahrung: der Teil, den viele übersehen
Eine empfangene E-Rechnung muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Der strukturierte Datenteil muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren unverändert und maschinell auswertbar bleiben.
Ein Ausdruck genügt dafür nicht. Auch nicht, die XML-Datei in ein PDF umzuwandeln und nur das abzulegen. Wer E-Rechnungen bekommt und den Anhang nach dem Buchen aus dem Postfach löscht, verliert damit ein Dokument, das er acht Jahre lang vorhalten müsste.
Was ein kleiner Betrieb jetzt sinnvollerweise tut
Der Aufwand ist geringer, als die Aufregung um das Thema vermuten lässt. Vier Dinge reichen für den Anfang:
- Ein Postfach benennen, das Rechnungen entgegennimmt, und die Adresse an Lieferanten und Kunden geben. Formal genügt für die Empfangspflicht ein E-Mail-Postfach.
- Beim Steuerberater nachfragen, wie er die strukturierten Dateien haben will. In vielen Kanzleien gibt es dafür bereits einen festen Weg, und der bestimmt, was in Ihrem Betrieb sinnvoll ist.
- Die eingehenden XML-Dateien revisionssicher ablegen — Original, unverändert, acht Jahre.
- Den Umsatz 2026 im Blick behalten. Er entscheidet, ob Sie zum Januar 2027 oder erst zum Januar 2028 selbst umstellen müssen.
Häufige Fragen
Reicht ein normales E-Mail-Postfach, um die Empfangspflicht zu erfüllen?
Für den reinen Empfang ja. Damit ist es aber nicht getan: Sie müssen die Rechnung anschließend auch lesen und acht Jahre lang unverändert aufbewahren können.
Darf ich einem Kunden weiterhin eine PDF-Rechnung schicken?
In der Übergangszeit ja. Zu beachten ist, dass eine Rechnung in einem nicht strukturierten elektronischen Format die Zustimmung des Empfängers voraussetzt. Auf Papier dürfen Sie in der Übergangszeit ohne Zustimmung abrechnen.
Was passiert, wenn ich eine E-Rechnung bekomme und sie nicht öffnen kann?
Die Rechnung gilt trotzdem als zugegangen. Der Absender hat seine Pflicht erfüllt; das Problem liegt dann bei Ihnen — sowohl beim Vorsteuerabzug als auch bei der Aufbewahrung.
Brauche ich dafür eine teure Software?
Nicht zwingend. Für den Empfang genügen ein Postfach und eine geordnete Ablage. Software lohnt sich dort, wo Menge oder Weiterverarbeitung ins Gewicht fallen — etwa wenn monatlich dutzende Lieferantenrechnungen erfasst und an die Kanzlei übergeben werden.
Gilt das auch für Rechnungen an Privatkunden?
Nein. Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Für Rechnungen an Privatpersonen ändert sich nichts.
Eine E-Rechnung erhalten und nicht sicher, ob sie in Ordnung ist?
Prüfen Sie die Datei kostenlos im Browser. Sie wird nirgendwohin übertragen.
Rechnung jetzt prüfenQuellen
- BMF-Schreiben vom 15.10.2025 — Einführung der obligatorischen E-Rechnung
- Zentralverband des Deutschen Handwerks: Elektronische Rechnung
- § 33 UStDV — Rechnungen über Kleinbeträge
Dieser Text gibt den Stand vom 9. August 2026 wieder und dient der allgemeinen Information. Er ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall ist Ihre Steuerberaterin oder Ihr Steuerberater zuständig.
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