E-Rechnungspflicht 2027: Was kleine Betriebe wissen müssen

Verfasst von Finn Werksby · Aktualisiert am 15. Januar 2025 · Lesezeit: ca. 8 Minuten

Was ist die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht ist eine gesetzliche Verpflichtung für Unternehmen in Deutschland, elektronische Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu empfangen und — in einer späteren Phase — auch selbst auszustellen. Die Grundlage dafür bildet die Richtlinie 2014/55/EU der Europäischen Union über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen, die durch die Richtlinie (EU) 2022/542 auf den B2B-Bereich (Business-to-Business) ausgeweitet wurde.

In Deutschland wurde die Umsetzung durch das Wachstumschancengesetz (WCG) geregelt, das der Bundestag am 22. März 2024 verabschiedet hat und das am 1. April 2024 in Kraft trat. Darin wurden die §§ 27 und 27a des Umsatzsteuergesetzes (UStG) entsprechend geändert. Das Bundesministerium der Finanzen hat am 31. Oktober 2024 einen entsprechenden Schutzerlass veröffentlicht, der die technischen Details regelt.

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist keine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format erstellt wurde, das die Norm EN 16931 (European Norm für elektronische Rechnungen) erfüllt. In Deutschland sind dies primär die Formate ZUGFeRD (Zentraler User Guide – Forum elektronischer Rechnungen Deutschland) und XRechnung. Diese Formate enthalten die Rechnungsdaten nicht nur als sichtbaren Text, sondern zusätzlich als strukturierte XML-Daten, die von Buchhaltungs- und ERP-Systemen automatisch eingelesen und weiterverarbeitet werden können.

Der wesentliche Unterschied zu einer herkömmlichen PDF-Rechnung liegt darin, dass die Daten nicht neu abgetippt werden müssen, sondern automatisch in die Buchhaltungssoftware übernommen werden können. Das beschleunigt die Buchhaltung, reduziert Übertragungsfehler und ermöglicht eine automatische Prüfung auf Richtigkeit und Vollständigkeit.

Fristen 2025/2027/2028 im Überblick

Die E-Rechnungspflicht wird in Deutschland in drei Stufen eingeführt. Die folgende Tabelle zeigt, welche Verpflichtung zu welchem Zeitpunkt greift:

Zusätzliche Sonderregelungen gelten für Unternehmen, die in den Anwendungsbereich der Verordnung zur Festlegung der Schwellenwerte für die elektronische Rechnungsstellung fallen. Im B2G-Bereich (Business-to-Government) gilt die E-Rechnungspflicht bereits seit dem 27. November 2020 — hier mussten öffentliche Auftraggeber bereits E-Rechnungen empfangen und Vertragspartner sie ausstellen.

Wer ist betroffen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft grundsätzlich alle steuerpflichtigen Unternehmen, die in Deutschland Umsätze erzielen und der Umsatzsteuer unterliegen. Das schließt Einzelunternehmer, Freiberufler, Handwerksbetriebe, Gesellschaften und Körperschaften ein. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind erfasst — die Kleinunternehmerregelung befreit nur von der Umsatzsteuer, nicht von der E-Rechnungspflicht.

Die Pflichten staffeln sich nach dem Jahresumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres. Für das Jahr 2027 ist somit der Umsatz des Jahres 2026 maßgeblich. Liegt der Jahresumsatz im Jahr 2026 über 250.000 €, greift ab dem 1. Januar 2027 die Ausgabepflicht. Liegt er darunter, gilt die Ausgabepflicht ab dem 1. Januar 2028.

Besonderheiten für kleine Handwerksbetriebe

Viele Handwerksbetriebe in Berlin und Brandenburg liegen mit ihrem Jahresumsatz unter 250.000 €. Für sie bedeutet das: Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025, die Ausgabepflicht greift voraussichtlich erst ab dem 1. Januar 2028. Dennoch sollten auch sie sich frühzeitig mit dem Thema befassen — nicht nur, weil Kunden zunehmend E-Rechnungen anfordern, sondern auch weil die Umstellung auf ein neues Buchhaltungssystem Zeit in Anspruch nimmt.

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen E-Rechnungen zwar empfangen (ab 2025) und ab 2028 auch ausstellen können, sind aber bei der Ausstellung nicht verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen. In der E-Rechnung muss dann der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG enthalten sein — die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterstützen dies mit entsprechenden Feldern.

Ausnahmen

Folgende Rechnungen sind von der Ausgabepflicht ausgenommen:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto) — § 27 Abs. 2 UStG
• Fahrausweise, die als Rechnung gelten
• Rechnungen, die nach § 132 UStG als Fahrschein gelten
• Rechnungen an Nicht-Unternehmen (B2C) — Privatpersonen können weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen erhalten, sofern keine freiwillige E-Rechnung ausgestellt wird

Was muss man können?

Die praktischen Anforderungen an Unternehmen lassen sich in zwei Bereiche unterteilen: Empfang und Ausgabe von E-Rechnungen.

Empfang von E-Rechnungen (seit 1. Januar 2025)

Um E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können, benötigen Unternehmen eine technische Lösung, die strukturierte XML-Daten aus ZUGFeRD- oder XRechnung-Dateien einlesen kann. Das kann erfolgen durch:

• Buchhaltungssoftware mit integrierter E-Rechnungsfunktion — viele moderne Programme wie DATEV, Lexware, sevDesk, oder Billbee bieten dies bereits an oder haben entsprechende Updates angekündigt
• Online-Portale wie den Peppol-Netzwerkanschluss über einen Service-Provider
• Konvertierungsdienste, die eine E-Rechnung in ein lesbares Format umwandeln und die Daten extrahieren
• Automatisierte Lösungen wie den Rechnungs-OCR Mail-Service von Werkspree, der eingehende Rechnungen per E-Mail empfängt, automatisch erfasst und die strukturierten Daten als CSV oder Excel zurückgibt

Die rein formelle Empfangspflicht bedeutet, dass Sie nicht verweigern dürfen, eine E-Rechnung zu akzeptieren. Sie müssen zumindest die Möglichkeit haben, eine E-Rechnung zu empfangen und verarbeiten zu können. Es ist nicht erforderlich, dass Sie dies zwingend für jede Rechnung tun — aber Sie dürfen eine E-Rechnung nicht ablehnen, weil Sie sie nicht verarbeiten können.

Ausgabe von E-Rechnungen (ab 2027 bzw. 2028)

Um selbst E-Rechnungen auszustellen, benötigen Unternehmen eine Lösung, die Rechnungsdaten im Format ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) oder XRechnung (reines XML) erzeugt. Das kann erfolgen durch:

• Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungsfunktion — viele Anbieter haben entsprechende Module bereits integriert oder in Entwicklung
• Konvertierungsdienste, die aus einer herkömmlichen PDF-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung erzeugen
• Online-Prüfungswerkzeuge wie den E-Rechnungs-Prüfer von Werkspree, mit dem Sie eine bestehende Rechnung kostenlos im Browser auf E-Rechnungskonformität prüfen können

Die Formate ZUGFeRD und XRechnung unterscheiden sich in ihrer technischen Umsetzung: ZUGFeRD (aktuell Version 2.3.2) ist eine PDF-Datei mit eingebettetem XML-Datensatz — sie kann von Menschen gelesen und von Maschinen verarbeitet werden. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne visuelle Komponente, das primär für den Datenaustausch zwischen Systemen verwendet wird. Für die meisten kleinen Betriebe ist ZUGFeRD die praktischere Variante, weil sie eine lesbare PDF bleibt und zugleich die strukturierten Daten enthält.

Was passiert bei Nichtbeachtung?

Die Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht kann verschiedene Folgen haben. Die wichtigsten:

• Umsatzsteuer-Vorabzugsgefahr: Wenn Sie eine E-Rechnung erhalten, aber nicht korrekt verarbeiten, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug verweigern, wenn die Rechnung nicht den formalen Anforderungen entspricht oder nicht im richtigen Format vorliegt. Das betrifft den Empfänger der Rechnung.
• Buchführungsmängel: Wer als Aussteller ab 2027 bzw. 2028 keine E-Rechnung ausstellt, obwohl er dazu verpflichtet ist, verstößt gegen die Aufzeichnungspflichten nach § 145 Abgabenordnung (AO). Das Finanzamt kann dies als Ordnungswidrigkeit verfolgen, was mit Geldbußen bis zu 25.000 € geahndet werden kann.
• Vertragsverletzungen: Geschäftspartner, die E-Rechnungen fordern, können bei Nichtleistung eine Stornierung der Rechnung verlangen oder Zahlungen zurückhalten, bis eine korrekte E-Rechnung vorliegt.
• Nachträglicher Aufwand: Wenn Rechnungen manuell nachbearbeitet werden müssen, weil sie nicht im richtigen Format vorliegen, entsteht erheblicher Mehraufwand in der Buchhaltung — Kosten, die durch frühzeitige Umstellung vermieden werden können.

Es ist wichtig zu verstehen, dass die E-Rechnungspflicht keine reine Formalität ist, sondern eine steuerliche Pflicht, deren Verletzung konkrete finanzielle und buchhalterische Konsequenzen nach sich ziehen kann. Insbesondere der Verlust des Vorsteuerabzugs kann für betroffene Betriebe spürbar ins Geld gehen.

Wie kann man sich vorbereiten?

Die Vorbereitung auf die E-Rechnungspflicht sollte nicht auf den letzten Drücker erfolgen. Eine schrittweise Herangehensweise empfiehlt sich:

1. Bestandsaufnahme (jetzt)

Prüfen Sie, welche Buchhaltungssoftware Sie derzeit nutzen und ob diese E-Rechnungen empfangen und ausstellen kann. Kontak­tieren Sie Ihren Softwareanbieter und fragen Sie nach dem aktuellen Stand der E-Rechnungs-Unterstützung. Die meisten Anbieter haben entsprechende Funktionen bereits implementiert oder befinden sich in der Entwicklung.

2. Empfangslösung einrichten (bis spätestens Mitte 2025)

Richten Sie eine Lösung ein, mit der Sie eingehende E-Rechnungen automatisch erfassen und verarbeiten können. Das kann eine Erweiterung Ihrer vorhandenen Buchhaltungssoftware sein oder ein externer Dienst wie der Rechnungs-OCR Mail-Service, der eingehende Rechnungen per E-Mail entgegennimmt und die strukturierten Daten als CSV oder Excel zurückgibt.

3. Ausgabelösung einrichten (bis spätestens Mitte 2026)

Wenn Sie ab 2027 zur Ausgabepflicht gehören, richten Sie bis spätestens Mitte 2026 eine Lösung ein, mit der Sie ZUGFeRD- oder XRechnung-Rechnungen ausstellen können. Testen Sie dies mit einigen ausgewählten Geschäftspartnern, die E-Rechnungen bereits anfordern.

4. Rechnungen prüfen (laufend)

Nutzen Sie ein Prüfungswerkzeug, um sowohl aus- als auch eingehende Rechnungen auf E-Rechnungskonformität zu prüfen. So erkennen Sie Fehler frühzeitig und vermeiden spätere Nacharbeit.

5. Mitarbeiter sensibilisieren

Wenn mehrere Personen in Ihrem Betrieb mit Rechnungen arbeiten, stellen Sie sicher, dass alle die neuen Anforderungen kennen und wissen, wie E-Rechnungen verarbeitet werden müssen. Eine kurze Schulung oder ein Merkblatt genügen für kleine Betriebe in der Regel aus.

6. Steuerberater einbeziehen

Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die E-Rechnungspflicht und die spezifischen Anforderungen für Ihren Betrieb. Steuerberater sind in der Regel über die aktuelle Rechtslage informiert und können individuelle Empfehlungen geben, welche Formate und Verfahren für Ihren Betrieb sinnvoll sind.

Der Aufwand für die Umstellung ist für kleine Betriebe überschaubar, wenn er rechtzeitig und schrittweise erfolgt. Wer jedoch wartet, bis die Pflicht unmittelbar greift, riskiert unnötigen Zeitdruck und mögliche Bußgelder bei fehlerhafter Umsetzung.

Häufig gestellte Fragen